Мы зашли к ним с простой мыслью: «А давайте сделаем так, чтобы считать ничего не пришлось? Ну, почти». И они согласились. Спойлер: теперь они считают склад в разы быстрее и не платят за сверхурочные.
Знакомимся
ИП Фёдоров Александр Николаевич (он же торговая марка «АвтоДаймонд») — это 8 магазинов автозапчастей и автосервисов в Волгограде, Волжском, Астрахани и Краснодаре. Команда знает своё дело, но складской учёт их реально достал.
В чём была боль
Цитата директора сети, Станислава Валерьевича Лепехина, говорит за всех:
«Сложности в подсчёте склада — это занимало очень много времени и человеческих ресурсов. Мы пробовали много разных форматов: перемещали дополнительных людей в филиалы для подсчёта, считали товар ночью, — но всё это было так долго и неэффективно»
Инвентаризация превращалась в испытание на выносливость. Пересортица, расхождения, недовольные сотрудники — весь джентльменский набор.
Что мы предложили
Мы взяли «Клеверенс. Склад 15, РАСШИРЕННЫЙ», подружили его с их учётной системой «Альфа-Авто 5.1», поставили 8 терминалов Atol Smart Lite по филиалам — и начали настраивать.
Шаг 1. Всё, что лежит, — промаркировать
Сначала мы наклеили штрих-коды на все товары, которые уже были на складах. Потом настроили приёмку — теперь любой приход сканируется, и бухгалтерия сразу видит, если поставщик что-то недоложил или перепутал. В документах появилась колонка «ПО ТСД» и статусы — всё прозрачно.
Шаг 2. Розница — по-своему, опт — по-своему
У них же есть и розница, и опт. Для небольших продаж на кассе мы оставили обычный сканер — незачем грузить продавца ТСД, если он продаёт одну свечу зажигания. А вот когда собирают крупный наборный заказ — тут в дело идут терминалы. Так и быстрее, и надёжнее.
Шаг 3. Перемещения между городами — под микроскопом
Это было самое интересное. Теперь, когда товар переезжает из Волгограда в Краснодар, система фиксирует каждый шаг: сколько отгрузили, сколько приняли. И если вдруг потерялась пара коробок — вы увидите это сразу, не дожидаясь месячной сверки.
Шаг 4. Инвентаризация, которая не даёт «подогнать» цифры
А вот это — наш коронный номер. Заказчик сказал: «Мы не хотим, чтобы сотрудники видели, сколько должно быть, пока они считают. Иначе они будут подгонять, а нам нужна реальная картина».
Мы сделали так:
-
Человек берёт ТСД, сканирует всё, что видит на стеллажах. Без подсказок, без плановых цифр.
-
Данные улетают в 1С.
-
А там наша доработка сама находит, каких товаров не хватает в отчёте, и добавляет их «сверху» — как недостающие позиции.
Вуаля! Вы сразу видите, где реальная недостача, а где просто забыли посчитать. И не нужно пересчитывать всё по сто раз.
Что получили
-
Инвентаризация теперь занимает не ночи, а часы.
-
Перемещения между филиалами — под полным контролем, без сюрпризов.
-
Бухгалтерия видит расхождения с поставщиками в момент приёмки, а не через месяц.
-
Пересортица, по словам директора, «будет понятно при полной зимней инвентаризации» — но мы уверены, что её станет значительно меньше.
Цитата Станислава Валерьевича:
«Обратились в «Уникальные решения» и нам настроили ТСД, принтеры этикеток и сканеры. Сейчас по новому формату склады считаются гораздо быстрее»
Ключевые доработки, которые мы сделали
Чтобы решить основную задачу — ускорить инвентаризацию — нам пришлось закрыть несколько смежных вопросов. Вот наши главные решения:
+ Штриховое кодирование всех остатков — сделали так, чтобы каждый товар на складе имел свой уникальный код. Без этого любые сканирования бессмысленны.
+ Разделение розницы и опта — для мелких продаж оставили кассовый сканер, для крупных наборных заказов — ТСД. Так и сотрудникам удобно, и система не перегружена.
+ Контроль приёмки с видимостью расхождений — добавили колонку «ПО ТСД» и статусы в документах поступления. Бухгалтер видит расхождения сразу и может предъявить претензию поставщику, не откладывая.
+ Пошаговый контроль перемещений между филиалами — теперь каждый переезд товара из одного города в другой фиксируется на ТСД и в 1С. Знаем, сколько отгрузили и сколько приняли, без сюрпризов.
+ «Слепая» инвентаризация с автоматическим дополнением — сотрудники не видят плановых остатков, а система сама добавляет в документ те позиции, которые есть в учёте, но не были просканированы. Позволяет мгновенно выявлять недостачи и излишки.
Мнение эксперта
Дмитрий Тарасов, директор ГК «NovIT»:
«По сути, чтобы решить основной вопрос заказчика — проблемы с инвентаризацией — нужно изначально решить вопросы с штриховым кодированием текущих складских остатков, чётким контролем поступлений и расходов. При этом мы учли, что у заказчика есть и розница, и опт, поэтому для небольших продаж используется сканер на кассе, а для объёмных — ТСД и Клеверенс. Наиболее интересным получилось реализовать контроль перемещений между филиалами и «слепую» инвентаризацию — эти доработки дали клиенту реальную прозрачность и скорость»
Что мы вынесли из этого проекта
Во-первых, автоматизация — это не когда всё делают роботы. Это когда люди перестают делать лишнюю работу. Наши ребята на складах теперь не ищут иголку в стоге сена — они просто сканируют и двигаются дальше.
Во-вторых, не надо заставлять розницу использовать ТСД, если там хватает сканера на кассе. Всё должно быть удобно, иначе не приживётся.
В-третьих, «слепая» инвентаризация — это мастхэв, если вы хотите честных остатков. Никаких искушений, никакой «подгонки», только факты.
Хотите так же?
Если ваши склады тоже «кричат» о помощи, а инвентаризация стала проклятием — мы знаем, как это исправить. Просто напишите нам, и мы приедем, посмотрим, предложим вариант. Без обязательств, зато с искренним желанием помочь.
Потому что считать запчасти ночью — это прошлый век. Давайте сделаем вашу работу проще и эффективнее!